En la gestión de proyectos con Scrum, existe un concepto denominado Time-boxing, el cual es una técnica que consiste en proponer una cantidad de tiempo determinado para cada proceso y actividad que se lleve a cabo en el proyecto.
En el desarrollo de proyectos, una de las limitantes más importantes es el tiempo. Cuando el tiempo no se gestiona adecuadamente, se puede perder en actividades con poca claridad, y en cambio puede hacer falta en actividades que implican mayor esfuerzo.
Scrum plantea 5 Time boxes para gestionar proyectos ágiles y evitar un mal manejo del tiempo:
1. Sprint.
Un sprint es un periodo en el cual el equipo de desarrollo pretende terminar determinada cantidad de trabajo, y convertir las necesidades del Backlog Priorizado del Producto en funcionalidades de productos. En este proceso, el Scrum Master evita que surjan impedimentos y que la visión del proyecto se desvíe del objetivo original.
El Time-box de un sprint debe tener de una a seis semanas de duración, dependiendo del proyecto y de la estabilidad de los requisitos, con la finalidad de obtener el mayor beneficio de un proyecto Scrum.
2. Daily Standup.
Es una reunión diaria cuyo objetivo es descubrir los impedimentos que pueden afectar al equipo para desarrollar el sprint. El Time-box determinado para estas reuniones es de 15 minutos. En este tiempo, el equipo debe responder las siguientes preguntas:
· ¿Qué he hecho desde la última reunión?
· ¿Qué tengo planeado hacer antes de la siguiente reunión?
· ¿Qué impedimentos u obstáculos (si los hubiera) estoy enfrentando en la actualidad?
3. Reunión de planificación del sprint.
Son reuniones que se llevan a cabo antes de un sprint. En estas, el equipo de desarrollo, el Scrum Master y el Product Owner trabajan de forma colaborativa para determinar qué trabajo se puede llevar a cabo en el sprint.
El Time-box determinado para estas reuniones es de ocho horas durante un sprint de un mes de duración. En este tiempo, el Product Owner explica las historias de usuario y requerimientos en el Backlog Priorizado, para poder definir el objetivo del sprint. Posteriormente, el equipo determina cómo desarrollar los requerimientos seleccionados para cumplir con el sprint.
4. Reunión de revisión del sprint.
Durante esta reunión, el equipo de desarrollo demuestra el trabajo realizado y presenta los entregables del sprint al Product Owner. En este proceso de demostrar y validar el sprint, el Product Owner compara el resultado con los criterios de aceptación, y determina si el sprint puede ser aceptado. Para estas reuniones se recomienda tener un Time-box de 4 horas en un sprint de un mes.
5. Reunión de retrospectiva del sprint.
La reunión de retrospectiva se lleva a cabo una vez finalizado el sprint. En este evento, el equipo reflexiona con respecto al sprint que se ha llevado a cabo, en busca de áreas de mejora.
Esta reunión se lleva a cabo con un Time-box de cuatro horas en un sprint de un mes. En este tiempo, el equipo evalúa los procesos, las herramientas y los mecanismos utilizados, para discutir lo que salió bien y lo que no, con el objetivo de estar mejor preparados para la realización del siguiente sprint.
El Time-boxing debe implementarse de forma organizada y planeada, evitando causar tensión y desmotivación ante un mal manejo del tiempo. Cuando se determinan Time-boxes adecuados para cada evento y actividad, los procesos se optimizan y el proyecto fluye de forma ágil.
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