Al integrar una metodología KANBAN, a tu equipo de trabajo, este debe contar con algunas métricas y gráficas, con la finalidad de entender el sistema e implementarlo con tu equipo Scrum, como por ejemplo la fecha de inicio y fin de tu proyecto es algo que debes tener presente.
El tiempo es oro.
La principal métrica que utiliza KANBAN, es el tiempo. Es decir, la capacidad que se tiene de terminar un proyecto lo antes posible, y que esta entrega sea de valor. Entonces el tiempo se convierte en nuestra unidad de medida y este se divide en dos grupos:
Customer Lead Time: tiempo desde que un cliente nos hace una determinada petición hasta que es entregada.
System Lead Time: tiempo desde que nos ponemos a trabajar en un determinado trabajo y lo finalizamos.
A partir de aquí tenemos una serie de métricas que nos permitirán conocer el funcionamiento de nuestro sistema de trabajo y la proyección de entrega.
La media de tiempo, una mala idea.
Usamos el tiempo como una medida predictiva y utilizamos frases como: “Tardamos 5 días en promedio en terminar una pantalla de landing page”. La media es una pésima idea para gestionar expectativas porque, si la desviación de los datos es muy alta, habrá un porcentaje muy alto de datos que se escapen, lo que transmite una sensación de incumplimiento.
Imaginemos que nos dedicamos a vender pasteles; de los últimos 30, hemos medido el tiempo promedio de 5 horas que nos lleva hacer cada pastel, con una desviación de 30 minutos. Hasta aquí podemos gestionar muy bien las expectativas de entrega. Ahora pensemos que nos encargan un pastel de 3 pisos y en lugar de horneado es refrigerado. Es una tarea mucho más compleja. Los datos compilados que tenemos es que en los últimos 10 pasteles de 3 pisos que hemos hecho, el tiempo de entrega es de 5 a 7 días, con una desviación entre 2 a 8 días, ¿podríamos asegurar a nuestro cliente la entrega de este pastel para el fin de semana próximo?
Se podría prometer una fecha de entrega, con un alto riesgo de incumplimiento, ya que tenemos una desviación muy grande de entrega con respecto al promedio general y no tenemos una certeza de cumplimiento.
Y, ¿qué métricas puedo utilizar?
A continuación daremos un vistazo a algunas de las métricas y gráficas más empleadas en esta metodología, en otro artículo podremos detallar a profundidad las más interesantes como la de Percentil 90 y Run Chart. Estas podrían ser las mejores de explorar para un proyecto real.
Percentil 90.
A la hora de gestionar expectativas, es mejor usar el percentil-90 que la media. Para empezar, aumentamos la probabilidad de acertar y, para continuar, nos permite dar un mejor servicio si tardamos menos días de los prometidos. Hay un riesgo de negocio, el percentil-90 es un dato mayor a la media, lo que puede provocar frustración en el cliente. Sin embargo, esto es una carrera a largo plazo, es mejor ganar confianza y reputación prometiendo una realidad, que tratar de contentar a un cliente con una fecha temprana que generará frustración al no cumplirse.
Mapa de Dispersión.
Una de las mejores maneras que existen para visualizar datos es el mapa de dispersión. Este mapa representa en el tiempo lo que hemos tardado en finalizar las tareas, lo cual nos permite calcular la media y el percentil que queramos. Además, podemos ver aquellos valores outliers, es decir, los que sobresalen de los valores normales.
Con ello, y de manera muy visual, podemos detectar aquellos trabajos que se detuvieron, que nos hicieron incumplir nuestro pronóstico o que son más difíciles de predecir.
Histograma
Otro de los gráficos más útiles en KANBAN, es el histograma. En él podemos ver el número acumulado de ítems de una determinada duración. Una vez más, podemos averiguar, gracias al histograma, cuál es el 90% de nuestros datos, y cuáles salen del gráfico.
Diagrama de Flujo Acumulado (CFD)
Una de las gráficas más típicas de KANBAN, es el Diagrama de Flujo Acumulado o CFD (por sus siglas en inglés). El CFD representa, en el tiempo, el número de ítems en cada uno de los estados o columnas de nuestro sistema KANBAN.
Del CFD, se puede aprender muchísimo del histórico de un equipo. Es muy bueno utilizarlo cuando acompañamos equipos nuevos y necesitamos conocer su comportamiento. Por ejemplo, hay equipos que en periodos festivos bajan su capacidad de entrega o han sufrido cambios importantes en el equipo (incorporación o reducción de miembros).
Conocer, estudiar y analizar de manera contínua el CFD debe ser parte del trabajo de cualquier equipo inmerso en un sistema KANBAN.
Run Chart, vamos al futuro.
Además de conocer el estado actual y el histórico de nuestro sistema, tenemos que mirar al futuro. Los Run Chart se centran en las tendencias del sistema. Por ejemplo, si volvemos al ejemplo de los pasteles, una lista de espera alta es negativa, salvo que estemos tomando medidas que indiquen que la tendencia es a la baja. Por ejemplo, tenemos una media de 7 días para entregar el pastel, pero el mes pasado estuvimos entregando en 5 días. ¡Estamos mejorando!
Sin embargo, otra pastelería con un tiempo de 5 días puede ser malo si el mes pasado tardaba 3 (usando el percentil 90). De esta manera, no se trata solo de comparar datos actuales, sino del futuro.
Esto mismo lo podemos aplicar a nuestro trabajo en progreso. ¿Aumenta o disminuye? Sabemos que cuantos más pasteles podemos hacer, a la vez más tardaremos y podemos visualizar en el tiempo, si hemos aprendido a tener menos pasteles en paralelo para reducir el lead time.
KANBAN no te dice cómo cambiar, eso lo decides tú
Al utilizar esta metodología puedes visualizar dónde puedes reducir, mejorar o pronosticar los tiempos de entrega; sin embargo, con el simple hecho de realizar estas métricas no se resolverán los problemas por sí solos. Medirlos solo te mostrarán la realidad y te dará un panorama más claro de hacia dónde debes ir, pero el camino deberás trazarlo y tomar acción.
La gestión correcta de un proyecto lleva tiempo, pero puedes convertirte en un implementador de agilidad con nuestras certificaciones en Scrum Master. Implementa de forma proactiva y comienza a usar metodologías de medición como KANBAN para que tus proyectos vayan mejor, en menor tiempo y con una calidad excepcional.
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